자주 묻는 질문, 회의록, 템플릿… 전부 자동화하는 법

 

오늘의 주제는 “반복 작업 자동화하기: 자주 묻는 질문, 회의 요약, 정보 정리까지” 입니다.

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🔄 같은 말 반복하는 게 너무 많다구요?

일하면서 하루에 몇 번씩 같은 설명을 반복하신 적 있으신가요?

“이거 어떻게 하나요?”

“회의 요약본 있나요?”

“그거 어디서 보나요?”

👩‍💼 팀원 질문, 고객 응대, 미팅 정리, 매뉴얼 정리…

이런 반복 업무는 생산성을 잡아먹는 진짜 주범입니다.

👉 그런데, 이런 반복 작업을 ChatGPT가 대신 해줄 수 있다면요?

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1️⃣ 자주 묻는 질문 자동 정리

예: 고객지원, 강의 안내, 회사 내부 매뉴얼 등

 

💬 “아래 고객 질문 목록을 읽고, 자주 묻는 질문(FAQ) 5개로 정리해줘”

📌 GPT는 이렇게 정리해줍니다:

Q1. 환불은 어떻게 하나요?

A. 구매 후 7일 이내 고객센터를 통해 신청하시면 환불 가능합니다.

Q2. 강의는 언제부터 시작되나요?

A. 구매 즉시 수강 가능하며, 3개월 동안 자유롭게 들으실 수 있어요.

Q3. 수료증은 어디서 받나요?

A. 마이페이지 → 강의 수료 후 자동 발급됩니다.

 

→ 매번 대답할 필요 없이 FAQ 문서 하나로 끝!

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2️⃣ 회의록 자동 요약

회의 끝나면 “누가 회의록 쓰죠…?”

다들 눈 피하죠.

하지만 이제는 회의 내용 녹취나 텍스트만 있으면 됩니다.

 

💬 “이 회의 내용을 요약해서 핵심 정리해줘. 주요 논의 사항 3가지로 요약해줘.”

📌 GPT는 이렇게 정리해줍니다:

✔️ A사와 제휴 진행 확정, 계약서 초안 검토 예정

✔️ 마케팅 일정 조정: SNS 콘텐츠 주 2회로 변경

✔️ 다음 회의 일정: 6월 15일(수) 오전 10시

 

→ 요약본 바로 복붙해서 슬랙·메일로 공유 가능!

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3️⃣ 긴 정보 정리 & 핵심만 뽑기

보고서나 리서치 자료가 너무 길어서

“이거 언제 다 읽지…” 싶은 순간?

 

“이 글에서 핵심 주장 3가지와 요점만 정리해줘. 요약은 5줄 이내로.”

예) 블로그 글, 보고서, 외부 기사, 긴 대화 내용

→ GPT는 순식간에 핵심만 추려줍니다.

시간도 절약되고, 이해도도 올라갑니다.

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4️⃣ 템플릿 만들기: 이메일, 응답, 안내문

반복되는 안내 메일도 GPT에게 맡기세요.

 

“고객에게 배송 지연 안내 메일을 정중하게 써줘. 사과문 포함해서.”

 

“신규 고객 대상 웰컴 메일 템플릿 써줘. 이름만 바꾸면 되게.”

→ 매번 새로 쓰지 말고, GPT가 만들어준 템플릿 저장해두세요.

그때그때 살짝 바꿔 쓰면 됩니다.

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✅ 오늘의 핵심 정리

반복 작업 유형	ChatGPT 활용
자주 묻는 질문	FAQ 정리 자동화
회의 내용 정리	요약 & 주요 결정 사항 정리
정보 너무 많을 때	핵심만 요약 요청
이메일/안내문	템플릿 자동 생성

→ 반복되는 일에 들이는 시간 = 줄이고, 에너지 = 아끼고, 집중도 = 올리자!!